Politica de Proctectia Datelor cu Caracter Personal

Introducere

Considerăm asigurarea dreptului la protecția datelor cu caracter personal ca un angajament fundamental Key-Talents  prin urmare vom dedica toate resursele și eforturile necesare pentru a prelucra datele dumneavoastră în deplină concordanță cu Regulamentul (UE) 2016/679 (“Regulamentul general privind protecția datelor” sau “GDPR”), precum și cu orice altă legislație aplicabilă pe teritoriul Romaniei.

Vom modifica periodic această Politică de Confidențialitate si de Protectie a datelor cu caracter Personal , pentru a reflecta orice modificări ale modului în care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal sau orice modificări ale cerințelor legale. Toate modificarile vor fi afisate pe website-ul motiv pentru care va rugam sa verificati periodic continutul acestei politici.

Prezenta politica se aplica prelucarii datelor cu caracter personal prin mijloace electronice si suport de hartie.

Cine suntem si cum ne puteti contacta

Key-Talents este denumirea comerciala a SC Key Talents SRL , persoana juridica de nationalitate romana, avand sediul social in Bucuresti, Str. Suhaia, nr. 34 , Sector 5, cu numar de ordine la Registrul Comertului  J40/13122/05.10.2016 cod unic de inregistrare fiscala RO 36603533 ( in continuare Key-Talents sau ‘’noi’’) . In sensul legislatiei cu privire la protectia datelor suntem operator de date, cat si persoana imputernicita de operatorul de date, in functie de situatie.

Principii de baza

Key- Talents va respecta intotdeauna urmatoarele principii privind protectia datelor cu caracter personal:

  • Limitarea scopului  – datele personale vor fi colectate pentru scopuri legitime, explicite si determinate . Nu vor fi folosite intr-o maniera incompatibila cu scopurile enumerate .
  • Legalitate, echitate şi transparență – datele cu caracter personal vor fi prelucrate în conformitate cu legea, corect şi transparent, în raport cu persoana avuta in vedere.
  • Exactitate – datele cu caracter personal vor fi exacte şi, acolo unde este necesar, actuale.
  • Minimizarea datelor -datele cu caracter personal vor fi adecvate, relevante şi limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile pentru care sunt prelucrate.
  • Limita de stocare – Datele cu caracter personal vor fi păstrate într-o formă care să permită identificarea persoanelor vizate atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopului pentru care Datele cu caracter personal sunt prelucrate.
  • Integritate și confidențialitate – datele cu caracter personal vor fi prelucrate într-o modalitate care să le asigure securitatea corespunzătoare, incluzând protecția împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale precum şi împotriva pierderii accidentale, distrugerii sau deteriorării, prin folosirea unor măsuri corespunzătoare de ordin tehnic sau organizatoric.

Raspundere

Key Talents va gestiona cu grijă datele cu caracter personal.

Prelucram doar datele cu caracter personal în scopuri de prelucrare determinate care au un temei legal valid.

Folosim datele cu caracter special doar dacă este necesar şi permis în mod expres.

Respectăm principiul transparenței în relația cu persoanele vizate.

Ne asigurăm ca datele cu caracter personal sunt actualizate, complete şi exacte.

Tratăm prompt orice solicitare privind datele cu caracter personal; permitem persoanelor vizate să își exercite drepturile privind protecția datelor.

Protejăm datele cu caracter personal împotriva pierderii, modificării, divulgării sau accesări neautorizate.

Definitii

În prezenta Politică de protecție a datelor cu caracter personal, următorii termeni vor fi definiți după cum urmează:

„date cu caracter personal” înseamnă orice informaţii privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identităţii sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale;

„prelucrare” înseamnă orice operaţiune sau set de operaţiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere,diseminarea sau punerea la dispoziţie în orice alt mod, alinierea sau combinarea,restricţionarea, ştergerea sau distrugerea;

„restricţionarea prelucrării” înseamnă marcarea datelor cu caracter personal stocate cu scopul de a limita prelucrarea viitoare a acestora;

„creare de profiluri” înseamnă orice formă de prelucrare automată a datelor cu caracter personal care constă în utilizarea datelor cu caracter personal pentru a evalua anumite aspecte personale referitoare la o persoană fizică, în special pentru a analiza sau prevedea aspecte privind experienta profesionala, cunostinte, studii ,  preferinţele personale, interesele, fiabilitatea, comportamentul, locul în care se află persoana fizică respectivă ;

„sistem de evidenţă a datelor” înseamnă orice set structurat de date cu caracter personal accesibile conform unor criterii specifice, fie ele centralizate, descentralizate sau repartizate după criterii funcţionale sau geografice;

„operator” înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenţia sau alt organism care, singur sau împreună cu altele, stabileşte scopurile şi mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal; atunci când scopurile şi mijloacele prelucrării sunt stabilite prin dreptul Uniunii sau dreptul intern, operatorul sau criteriile specifice pentru desemnarea acestuia pot fi prevăzute în dreptul Uniunii sau în dreptul intern;

„persoană împuternicită de operator” înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenţia sau alt organism care prelucrează datele cu caracter personal în numele operatorului;

„destinatar” înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenţia sau alt organism căreia (căruia) îi sunt divulgate datele cu caracter personal, indiferent dacă este sau nu o parte terţă. Cu toate acestea, autorităţile publice cărora li se pot comunica date cu caracter personal în cadrul unei anumite anchete în conformitate cu dreptul Uniunii sau cu dreptul intern nu sunt considerate destinatari; prelucrarea acestor date de către autorităţile publice respective respectă normele aplicabile în materie de protecţie a datelor, în conformitate cu scopurile prelucrării;

„parte terţă” înseamnă o persoană fizică sau juridică, autoritate publică, agenţie sau organism altul decât persoana vizată, operatorul, persoana împuternicită de operator şi persoanele care, sub directa autoritate a operatorului sau a persoanei împuternicite de operator, sunt autorizate să prelucreze date cu caracter personal;

„consimţământ” al persoanei vizate înseamnă orice manifestare de voinţă liberă, specifică, informată şi lipsită de ambiguitate a persoanei vizate prin care aceasta acceptă, printr-o declaraţie sau printr-o acţiune fără echivoc, ca datele cu caracter personal care o privesc să fie prelucrate;

„încălcarea securităţii datelor cu caracter personal” înseamnă o încălcare a securităţii care duce, în mod accidental sau ilegal, la distrugerea, pierderea, modificarea, sau divulgarea neautorizată a datelor cu caracter personal transmise, stocate sau prelucrate într-un alt mod, sau la accesul neautorizat la acestea;

„autoritate de supraveghere” înseamnă o autoritate publică independentă instituită de un stat membru în temeiul articolului 51

Scopurile prelucrarii datelor de catre Key Talents

Scopurile prelucrării sunt reprezentate de actiunile necesare desfasurarii activitații firmei,

Fiecare scop de prelucrare are un temei juridic valid şi este conectat în mod direct cu activitățile comerciale ale firmei,

Prelucrarea datelor cu caracter personal trebuie realizată în strictă conformitate cu scopurile prelucrării.

Firma prelucrează Date cu caracter personal în următoarele cazuri, în general:

  • Cand o persoană vizată comunică cu personalul nostru, de exemplu, prin telefon, întâlnire în persoană sau email;
  • Cand o persoană vizată transmite orice document sau informație, încheie un contract cu privire la relația sa cu Key Talents sau solicită prestarea de servicii de către Key Talents
  • Cand o persoana vizată dorește să fie contactată de companie, telefonic, prin poștă sau prin e-mail;
  • Cand o persoană vizată accesează website-ul www.key-talents.com sau pagina de Facebook sau Linkedin a companiei; în acest sens a se consulta Politica privind confidențialitatea și Cookies disponibilă pe site.
  • Cand compania respectă ori acţionează conform unei solicitări a unei autorităţi publice, conform legii;
  • Cand Key Talents întocmește și transmite raportarea fiscală, de contabilitate, în domeniul muncii etc.
  • Cand o persoană vizată își trimite Datele cu caracter personal ori Datele cu caracter personal ale unei terțe persoane către companie, indiferent de motiv.
  • Cand o persoana ne contacteaza prin intermediul formularului de contact
  • Cand aplicati la un job postat pe website-ul nostrum si/ sau pe portaluri de recrutare
  • In momentul in care ne puneti, in orice fel, la dispozitie, informatii despre dvs., in vederea participarii la procesul de selectie pentru o anumita pozitie deschisa, in portofoliul Key Talents

In anumite imprejurari, colectam date cu caracter personal cu privire la dvs. de la o sursa terta. Spre exemplu, putem colecta date cu caracter personal de pe portalurile de recrutare de tipul www.ejobs.ro, , www.bestjobs.ro, www.hipo.ro etc. Va rugam sa cititi termenii si conditiile de confidentialitate ale respectivelor portaluri. In orice caz, cu privire la datele pe care le colectam de la terti, prezentele conditii se aplica corespunzator.

Temeiul legal al prelucrarii datelor

Scopurile de Prelucrare de către Key Talents sunt întemeiate pe una dintre următoarele:

  • CONSIMȚĂMÂNT – Persoana vizată și-a dat consimțământul cu privire la Prelucrare.
  • EXECUTAREA UNUI CONTRACT – Prelucrarea este necesară pentru un contract pe care Persoana vizată l-a încheiat sau deoarece Persoana vizată a solicitat mai multe informații pentru a putea încheia un contract.
  • CONFORMITATEA CU OBLIGAȚIILE LEGALE – Prelucrarea este necesară deoarece există o obligație legală în sarcina companiei.
  • INTERESE LEGITIME – Există un interes legitim al Key Talents pentru prelucrarea datelor.
  • Prelucrarea se limitează doar la ceea ce este necesar pentru atingerea scopului prelucrarii.

Categorii de date prelucrate si destinatari

Scopurile de Prelucrare de către Firma sunt limitate la anumite categorii de Persoane vizate, la anumite categorii de Date cu caracter personal (minimizarea datelor) și la anumiți destinatari.

Key Talents colecteaza si prelucreaza doar datele cu caracter personal pe care utilizatorii/vizitatorii le pun la dispozitia companiei , prin accesarea si vizitarea de catre acestia a site-ului, prin transmiterea unui CV si/sau completarea formularului pentru aplicare la adresa careers@Key-talents.com  precum si prin alte mijloace.

Putem colecta datele dvs. personale prin accesarea profilelor dvs. publice pe platformele de social media (LinkedIn, Facebook, Instagram, etc), insa intotdeauna va comunicam, la primul contact cu dvs., sursa acestor date. In procesul de recrutare, urmatoarele informatii sunt necesare : nume, date de contact, educatie si experienta profesionala, abilitati profesionale. Orice alta informatie ne furnizati, fara a fi necesara, va fi stearsa, in masura in care este posibil.

De asemenea, pe parcursul procesului de recrutare, in timpul interviului primim informatii direct de la dvs. si/sau de la potentialul angajator, cum ar fi experienta profesionala, nivel salarial, interes si disponibilitate pentru alte proiecte, detalii despre proiectele in care ati fost implicat/a, tehnologii cu care ati lucrat, competente profesionale.

Este posibil sa cerem referinte despre dvs. de la fosti angajatori, insa doar pe baza consimtamantului dvs.

De asemenea, in cazul in care doriti sa aplicati pentru o pozitie afisata de catre Key Talents, Key Talents va colecta toate datele cu caracter personal pe care aplicantul le va trece in CV, precum si urmatoarele informatii de baza:

  • Nume, prenume, orasul de resedinta, adresa de e-mail si numar de telefon;
  • Istoricul educatiei si experientei profesionale;
  • Abilitati profesionale; cursuri, cerficari
  • Calitatea de membru in diferite organizatii profesionale.

Pastrarea datelor cu caracter personal

Datele cu caracter personal pot fi pastrate pe sistemele noastre tehnologice de date cu caracter personal, acelea ale contractorilor nostri sau in format tiparit. Am adoptat toate masurile ce se impun, atat cu privire la persoanele care intra in contact cu datele, spatiile in care sunt prelucrate datele, cat si cu privire la echipamentele tehnice utilizate in legatura cu prelucrarea datelor, pentru a ne asigura ca datele sunt prelucrate in siguranta, cu asigurarea confidentialitatii acestora si impiedicarea accesului neautorizat sau pierderii datelor.

Cat timp pastram datele dvs. cu caracter personal

Key Talents a implementat masuri tehnice si organizatorice pentru organizarea procesului si criteriilor prevazute pentru stergerea sau eliminarea datelor dvs. cu caracter personal.

Datele dvs. cu caracter personal vor fi sterse sau eliminate atunci cand nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care au fost primite sau atunci cand solicitati stergerea datelor, prin exercitarea dreptului de a fi uitat si Key Talents nu mai are obligatia legala de a continua sa stocheze datele respective. Cu toate acestea, vom pastra datele dvs. cu caracter personal atunci cand acestea sunt necesare pentru exercitarea sau apararea de catre Key Talents a unui drept al dvs. sau al altei persoane in justitie, pana la finalul perioadei de retentie relevante sau pana la solutionarea respectivelor actiuni in instanta.

Cu exceptia cazului in care ne solicitati in mod expres sa stocam datele dvs. cu caracter personal pe termen mai lung sau a cazului in care datele cu caracter personal sunt necesare pentru apararea unui eventual drept in justitie fara perioada de pastrare, datele cu caracter personal vor fi sterse in termen de 5 ani de la data la care au fost colectate.

Datele dvs. sunt prelucrate pe parcursul procesului de recrutare aferent postului pentru care ati aplicat si sunt pastrate timp de 12 luni de la incheierea procesului. La implinirea acestui termen, datele sunt sterse cu privire la respectivul proiect. Cu toate acestea, vom continua sa prelucram datele dvs. personale, mentinandu-le in baza noastra de date, pentru a va tine la curent cu viitoarele pozitii deschise care se potrivesc profilului dvs.

Precizam ca baza de date este actualizata in mod frecvent, pentru a ne asigura ca detinem date corecte, complete si actuale.

In cazul in care nu doriti acest lucru, ne puteti informa in scris, prin e-mail, la adresa contact@key-talents.com
In aceasta situatie, vom sterge datele dvs, in conditii de securitate si nu veti primi de la noi informatii privind pozitiile vacante ce se potrivesc profilului dvs.

Drepturile persoanelor vizate

În temeiul Legilor privind protecția datelor cu caracter personal, respectăm drepturile Persoanelor vizate:

Aveti urmatoarele drepturi:

  • de informare si să accesați datele cu caracter personal deținute despre dvs., inclusiv informații cum ar fi, de exemplu, sursa și categoriile de date, scopurile prelucrării, destinatarii (sau categoriile acestora), respectiv perioada de păstrare;
  • să solicitați actualizarea sau corectarea datelor dvs. personale astfel încât să fie întotdeauna exacte;
  • să obțineți datele dvs. personale în format electronic pentru dvs. sau pentru un alt operator;
  • să solicitați ștergerea datelor dvs. personale dacă nu mai este necesară pentru scopurile pentru care au fost colectate sau prelucrate;
  • să restricționați prelucrarea datelor dvs. personale în anumite circumstanțe;
  • să vă exercitați dreptul de opoziție la prelucrarea datelor dvs. personale din motive specifice legate de situația dvs. particulară, care are prioritate față de interesele noastre legitime de prelucrare;
  • să vă retrageți consimțământul în orice moment în care datele dvs. personale sunt procesate cu acordul dvs., fără a afecta legalitatea procesării bazate pe consimțământ înainte de retragerea acestuia sau bazate pe un alt temei juridic pentru prelucrarea datelor dvs. (de exemplu, interese legitime care au întâietate);
  • să depuneți o plângere la operatorul de date și / sau la autoritatea competentă pentru protecția datelor: Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal
    B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, cod poștal 010336, București, România
  • Vă puteți exercita aceste drepturi contactându-ne prin e-mail: contact@key-talents.com

Firma informează Persoanele vizate despre activitatea de Prelucrare, astfel:

Identitatea și datele de contact ale Firmei

Scopul Prelucrării și temeiul juridic al Prelucrării

Interesele legitime ale Firmei

Categorii de Date cu caracter personal

Destinatarii sau categoriile de destinatari ai Datele cu caracter personal,

Detaliile privind transferul Datelor cu caracter personal în țări terțe și măsurile de siguranță

Perioada pentru care vor fi stocate Datele cu caracter personal și criteriile utilizate pentru a stabili această perioadă

Existența fiecărui drept al Persoanei vizate

Sursa din care provin Datelor cu caracter personal și dacă acestea provin din surse publice

Dacă furnizarea de Date cu caracter personal reprezintă o cerință legală sau contractuală sau o obligație, precum și eventualele consecințe ale nerespectării acestei obligații

Existența unui proces decizional automatizat, crearea de profiluri și informații despre luarea procesului decizional, importanța și consecințele

Firma recunoaște și știe cum să gestioneze o solicitare din partea Persoanelor vizate.

Legile UE privind Protecția Datelor cu caracter personal impun ca orice solicitare a unei Persoane vizată să primească răspuns în cel mai scurt timp posibil, dar nu mai târziu de 30 de zile de la primirea acesteia. Firma va trata toate întrebările primite de la Persoanele vizate despre activitatea de Prelucrare cu cea mai mare responsabilitate.

Masuri tehnice si organizatorice privind protectia datelor

Firma va mentine confidentialitatea datelor personale si va instrui personalul sau si subcontractantii in acest sens. Datele personale sunt prelucrate în condiții de siguranță. Firma a luat măsuri tehnice și organizaționale adecvate privind securitatea datelor, împotriva prelucrării sau a alterării neautorizate, împotriva pierderii sau a distrugerii, precum și împotriva dezvăluirii si a accesului neautorizat la datele personale transmise, stocate sau prelucrate. Firma asigură integritatea, disponibilitatea, confidențialitatea și autenticitatea în ceea ce privește datele cu caracter personal. Firma utilizeaza metode si techonologii de securitate pentru a proteja datele cu caracter personal, adoptand si aplicand proceduri de securitate. 

Notificarea unei incalcari a securitatii datelor cu caracter personal

De îndată ce a luat cunoştinţă de producerea unei încălcări a securităţii datelor cu caracter personal,  Firma va notifica această încălcare autorităţii de supraveghere, fără întârziere nejustificată şi, dacă este posibil, în cel mult 72 de ore după ce a luat la cunoştinţă de existenţa acesteia, cu excepţia cazului în care operatorul este în măsură să demonstreze, în conformitate cu principiul responsabilităţii, că încălcarea securităţii datelor cu caracter personal nu este susceptibilă să genereze un risc pentru drepturile şi libertăţile persoanelor fizice. Atunci când notificarea nu se poate realiza în termen de 72 de ore, aceasta ar trebui să cuprindă motivele întârzierii, iar informaţiile pot fi furnizate treptat, fără altă întârziere.

Firma trebuie să comunice persoanei vizate o încălcare a securităţii datelor cu caracter personal, fără întârzieri nejustificate, atunci când încălcarea este susceptibilă să genereze un risc ridicat pentru drepturile şi libertăţile persoanei fizice, pentru a-i permite să ia măsurile de precauţie necesare.

Firma tratează protecția datelor personale cu responsabilitate și va respecta cerințele RGPD atât în calitate de Operator cât și de Persoană împuternicită de operator. 

Prezenta Politică privind protecția datelor personale se supune unor revizuiri periodice.

Versiune din 01.02.2020.

English Version

Personal Data Protection Policy

Introduction

We consider ensuring the right to the protection of personal data as a fundamental commitment Key-Talents therefore we will devote all the resources and efforts necessary to process your data in full compliance with Regulation (EU) 2016/679 (the “General Data Protection Regulation” or “GDPR”), as well as any other legislation applicable in the territory of Romania.

We will periodically modify this Privacy Policy and the Protection of Personal Data, to reflect any changes in the way we process your personal data or any changes to legal requirements. All changes will be posted on the website, which is why you should periodically check the contents of this policy.

This policy applies to the processing of personal data by electronic means and paper support.

Who we are and how you can contact us

Key-Talents is the commercial name of SC Key Talents SRL, a Romanian legal entity, having its registered office in Bucharest, Str. Suhaia, no. 34, Sector 5, with order number at the Trade Register J40 / 13122 / 05.10.2016 unique fiscal registration code RO 36603533 (hereinafter Key-Talents or ” us ”). For the purpose of the legislation regarding data protection we are data operator, as well as the person empowered by the data operator, depending on the situation.

Basic principles

Key-Talents will always respect the following principles regarding the protection of personal data:

  • Limitation of purpose – personal data will be collected for legitimate, explicit and determined purposes. They will not be used in a manner incompatible with the purposes listed.
  • Legality, fairness and transparency – personal data will be processed according to the law, fair and transparent, in relation to the person considered.
  • Accuracy – personal data will be accurate and, where necessary, current.
  • Data minimization – personal data will be adequate, relevant and limited to what is needed in relation to the purposes for which they are processed.
  • Storage Limit – Personal data will be kept in a form that allows the data subjects to be identified for as long as is necessary to fulfill the purpose for which the Personal Data is processed.
  • Integrity and confidentiality – personal data will be processed in a manner that ensures their proper security, including protection against unauthorized or illegal processing as well as against accidental loss, destruction or deterioration, by using appropriate technical or organizational measures.

Liability

Key Talents will handle your personal data carefully.

We only process personal data for certain processing purposes that have a valid legal basis.

We use special data only if expressly required and permitted.

We respect the principle of transparency in the relationship with the data subjects.

We make sure that your personal data is up to date, complete and accurate.

We treat any request regarding personal data promptly; we allow data subjects to exercise their data protection rights.

We protect personal data against loss, modification, disclosure or unauthorized access.

Definitions

In this Personal Data Protection Policy, the following terms will be defined as follows:

“Personal data” means any information about an identified or identifiable natural person (“data subject”); an identifiable natural person is a person who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an identification element, such as a name, identification number, location data, an online identifier, or to one or more many specific elements, specific to its physical, physiological, genetic, psychological, economic, cultural or social identity;

“Processing” means any operation or set of operations performed on personal data or on sets of personal data, with or without the use of automated means, such as the collection, registration, organization, structuring, storage, adaptation or modification, extraction, consultation, use, disclosure by transmission, dissemination or otherwise available, alignment or combination, restriction, deletion or destruction;

“Processing restriction” means the marking of stored personal data in order to limit their future processing;

“Profiling” means any form of automatic processing of personal data consisting of the use of personal data to evaluate certain personal issues relating to a natural person, in particular to analyze or foresee aspects of professional experience, knowledge, studies, personal preferences, interests, reliability, behavior, the place where the natural person is;

“Data record system” means any structured set of personal data accessible according to specific criteria, be they centralized, decentralized or distributed according to functional or geographical criteria;

“Operator” means the natural or legal person, the public authority, the agency or other body which, alone or together with others, establishes the purposes and the means for the processing of personal data; when the purposes and means of processing are established by Union law or national law, the operator or the specific criteria for its designation may be provided for in Union law or national law;

“Operator empowered person” means the natural or legal person, the public authority, the agency or other body that processes personal data on behalf of the operator;

“Recipient” means the natural or legal person, public authority, agency or other body to whom (to whom) personal data are disclosed, whether or not it is a third party. However, public authorities to whom personal data may be communicated in a particular investigation in accordance with Union or national law are not considered as recipients; the processing of this data by the respective public authorities complies with the applicable data protection rules, in accordance with the purposes of the processing;

“Third party” means a natural or legal person, public authority, agency or body other than the data subject, the operator, the person empowered by the operator and the persons who, under the direct authority of the operator or the person empowered by the operator, are authorized to process data with personal character;

“Consent” of the data subject means any manifestation of the free, specific, informed and unambiguous will of the data subject by which he accepts, by a declaration or an unequivocal action, that the personal data concerning him / her will be processed;

“Breach of personal data security” means a breach of security that results in the accidental or unlawful destruction, loss, modification, or unauthorized disclosure of personal data transmitted, stored or otherwise processed, or unauthorized access to them;

“Supervisory authority” means an independent public authority established by a Member State pursuant to Article 51

Purpose of data processing by Key Talents

The purposes of processing are represented by the actions necessary to carry out the activity of the company,

Each processing purpose has a valid legal basis and is directly connected with the business activities of the company,

The processing of personal data must be carried out in strict accordance with the purposes of the processing.

The company processes Personal Data in the following cases, in general:

  • When a data subject communicates with our staff, for example, by telephone, in-person meeting or email;
  • When a data subject submits any document or information, they conclude a contract regarding their relationship with Key Talents or request the provision of services by Key Talents
  • When a data subject wishes to be contacted by the company, by telephone, by mail or by e-mail;
  • When a data subject accesses the website www.key-talents.com or the Facebook or LinkedIn page of the company; please refer to the Privacy Policy and Cookies available on the site.
  • When the company respects or acts according to a request of a public authority, according to the law;
  • When Key Talents prepares and transmits tax, accounting, employment reporting, etc.
  • When a data subject sends his / her Personal Data or Personal Data of a third party to the company, for whatever reason.
  • When a person contacts us through the contact form
  • When applying for a job posted on our website and / or on recruitment portals
  • When you, in any way, provide us with information about you, in order to participate in the selection process for a certain open position, in the Key Talents portfolio

In certain circumstances, we collect personal data about you from a third-party source. For example, we can collect personal data from the recruitment portals of the type www.ejobs.ro, www.bestjobs.ro, www.hipo.ro etc. Please read the privacy terms and conditions of the respective portals. In any case, regarding the data we collect from third parties, these conditions apply accordingly.

The legal basis for data processing

The purposes of Key Talents Processing are based on one of the following:

  • CONSENT – The data subject has given his consent regarding the Processing.
  • PERFORMANCE OF A CONTRACT – The processing is necessary for a contract that the data subject has concluded or because the data subject has requested more information in order to conclude a contract.
  • COMPLIANCE WITH LEGAL OBLIGATIONS – Processing is necessary because there is a legal obligation for the company.
  • LEGAL INTERESTS – There is a legitimate interest in Key Talents for data processing.
  • Processing is limited to what is necessary to achieve the purpose of processing.

Categories of processed data and recipients

The purposes of the processing by the Company are limited to certain categories of data subjects, to certain categories of Personal Data (data minimization) and to certain recipients.

Key Talents collects and processes only the personal data that the users / visitors make available to the company, by accessing and visiting them the site, by sending a CV and / or completing the application form to the careers@key-talents.com as well as by other means.

We may collect your personal data by accessing your public profiles on social media platforms (LinkedIn, Facebook, Instagram, etc.), but we always communicate, at the first contact with you, the source of this data. In the recruitment process, the following information is required: names, contact details, education and professional experience, professional skills. Any other information you provide to us, without being necessary, will be deleted, as far as possible.

Also, during the recruitment process, during the interview we receive information directly from you and / or the potential employer, such as professional experience, salary level, interest and availability for other projects, details about the projects in which you were involved, technologies you have worked with, professional skills.

We may ask for referrals from your former employers, but only on the basis of your consent.

Also, if you wish to apply for a position displayed by Key Talents, Key Talents will collect all personal data that the applicant will pass on to the CV, as well as the following basic information:

  • Name, first name, city of residence, e-mail address and telephone number;
  • History of education and professional experience;
  • Professional abilities; courses, certifications
  • Membership in different professional organizations.

Keeping personal data

Personal data may be stored on our personal data technology systems, those of our contractors or in printed format. We have adopted all the necessary measures, both regarding the persons who come into contact with the data, the spaces in which the data are processed, as well as on the technical equipment used in connection with the data processing, to ensure that the data are processed in security, ensuring their confidentiality and preventing unauthorized access or loss of data.

How long we keep your personal data

Key Talents has implemented technical and organizational measures to organize the process and criteria for deleting or deleting your personal data.

Your personal data will be deleted or deleted when they are no longer needed for the purposes for which they were received or when you request the deletion of data, by exercising the right to be forgotten and Key Talents no longer has a legal obligation to continue to store the respective data. However, we will keep your personal data when it is necessary for Key Talents to exercise or defend a right of you or another person in court, until the end of the relevant retention period or until the settlement thereof court actions.

Unless you expressly request us to store your personal data for a longer term or if your personal data is necessary for the defense of any legal right without the retention period, your personal data will be deleted within 5 years from the date they were collected.

Your data is processed during the recruitment process for the job for which you applied and is stored for 12 months after the completion of the process. When this deadline is fulfilled, the data are deleted regarding the respective project. However, we will continue to process your personal data, maintaining it in our database, to keep you updated with future open positions that fit your profile.

We specify that the database is updated frequently, to ensure that we have accurate, complete and up-to-date data.

In case you do not want this, you can inform us in writing, by e-mail, at contact@key-talents.com

In this situation, we will delete your data, in safe conditions and you will not receive from us information about the vacant positions that fit your profile.

Rights of data subjects

Pursuant to the Laws on the protection of personal data, we respect the rights of data subjects:

You have the following rights:

  • to inform and access the personal data held about you, including information such as, for example, the source and categories of data, the purposes of the processing, the recipients (or their categories), respectively the period of storage;
  • request that your personal data be updated or corrected so that it is always accurate;
  • obtain your personal data in electronic format for you or another operator;
  • request the deletion of your personal data if it is no longer necessary for the purposes for which it was collected or processed;
  • restrict the processing of your personal data under certain circumstances;
  • exercise your right of opposition to the processing of your personal data for specific reasons related to your particular situation, which takes precedence over our legitimate processing interests;
  • withdraw your consent at any time when your personal data is processed with your consent, without affecting the legality of consent-based processing prior to its withdrawal or based on another legal basis for processing your data (for example, interests legitimates that have priority);
  • to file a complaint with the data operator and / or the competent data protection authority: the National Supervisory Authority for the Processing of Personal Data
  • G-ral Boulevard. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, postal code 010336, Bucharest, Romania
  • You can exercise these rights by contacting us by email: contact@key-talents.com

The company informs the data subjects about the processing activity, as follows:

Identity and contact details of the Company

Purpose of the processing and the legal basis of the processing

The legitimate interests of the Company

Categories of Personal Data

The recipients or categories of recipients of the Personal Data,

Details on transfer of Personal Data to third countries and security measures

Period for which personal data and criteria used to establish this period will be stored

Existence of every right of the Data subject

The source from which the Personal Data come from and if they come from public sources

If the provision of Personal Data represents a legal or contractual requirement or obligation, as well as the possible consequences of non-compliance with this obligation

Existence of an automated decision-making process, creation of profiles and information about decision-making, importance and consequences

The company recognizes and knows how to handle a request from the data subjects.

EU personal data protection laws require that any request of a data subject be answered as soon as possible, but no later than 30 days after receiving it. The company will handle all the questions received from the Data subjects about the Processing activity with the highest responsibility.

Technical and organizational measures regarding data protection

The company will maintain the confidentiality of personal data and will train its personnel and subcontractors in this regard. Personal data is processed safely. The company has taken appropriate technical and organizational measures regarding data security, against unauthorized processing or alteration, against loss or destruction, as well as against unauthorized disclosure and access to personal data transmitted, stored or processed. The company ensures integrity, availability, confidentiality and authenticity regarding personal data. The company uses security methods and technologies to protect personal data, adopting and applying security procedures.

Technical and organizational measures regarding data protection

The company will maintain the confidentiality of personal data and will train its personnel and subcontractors in this regard. Personal data is processed safely. The company has taken appropriate technical and organizational measures regarding data security, against unauthorized processing or alteration, against loss or destruction, as well as against unauthorized disclosure and access to personal data transmitted, stored or processed. The company ensures integrity, availability, confidentiality and authenticity regarding personal data. The company uses security methods and technologies to protect personal data, adopting and applying security procedures.

Notification of a breach of the security of personal data

As soon as it becomes aware of a breach of the security of personal data, the Company will notify this breach to the supervisory authority, without undue delay and, if possible, within 72 hours after it became aware of its existence. , unless the operator is able to demonstrate, in accordance with the principle of responsibility, that a breach of the security of personal data is not likely to generate a risk to the rights and freedoms of natural persons. When the notification cannot be made within 72 hours, it should include the reasons for the delay, and the information may be provided gradually, without further delay.

The company must inform the data subject of a breach of the security of personal data, without undue delay, when the breach is likely to generate a high risk for the rights and freedoms of the natural person, to allow them to take the necessary precautionary measures.

The company treats the protection of personal data with responsibility and will comply with the requirements of the GDPR as both an Operator and a Person authorized by the operator.

This Privacy Policy is subject to periodic reviews.

Version from 01.02.2020.